MANUAL INTERNO DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
MANUAL INTERNO DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Octubre 22 de 2014

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, el presente documento establece las directrices para garantizar el derecho de hábeas data de las personas cuyos datos personales se encuentran consignados en la Base de Datos, de la cual actúa como Responsable del Tratamiento el señor Carlos Vicente de Roux Rengifo.

Los Titulares cuyos datos personales reposan en la Base de Datos, son objeto del envío de informaciones y análisis producto de las actividades del Responsable del Tratamiento como político y comentarista de temas de interés distrital y nacional.

1. Identificación

Responsable del Tratamiento: Carlos Vicente de Roux Rengifo

Domicilio: Bogotá

Correo electrónico: info@carlosvicentederoux.org

2. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

3. Derechos que le asisten al Titular de la información

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

3.1 Derechos de los niños, niñas adolescentes

El tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes estará sujeto a lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

4. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Los derechos de los Titulares establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

5. Deberes del Responsable del Tratamiento

Son deberes del Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley, los siguientes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Autorización del Titular 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

6.1 Casos en que no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

7. Tratamiento de los datos sensibles

El tratamiento de los datos sensibles estará sujeto a lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

8. Procedimientos para la formulación de consultas y reclamos por parte del Titular 

Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en laBase de Datos. El Responsable del Tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Las consultas podrán formularse a través del correo electrónico: info@carlosvicentederoux.org

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares podrán en todo momento solicitar alResponsable del Tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el presente manual.

10. Persona o área encargada del Tratamiento de la Información

Por disposición del Responsable del Tratamiento, el Área de comunicaciones se encargará de la aplicación y cumplimiento de lo consignado en el presente manual. En consecuencia, los Titulares de la información podrán establecer contacto con dicha dependencia, así como, formular consultas, solicitudes y reclamos a través del correo electrónico: info@carlosvicentederoux.org

11. Vigencia del Manual Interno de Políticas de Tratamiento de la Información y la Base de datos

El presente manual rige a partir del 30 de abril de 2014. La vigencia de la Base de datos es indefinida.

12. Modelo de autorización para el tratamiento de los datos personales

Estimado(a) señor(a):

Soy político, me desempeño, además, como comentarista de temas de interés distrital y nacional, y he ido construyendo una base de datos para el envío de informaciones y análisis que surgen de esas actividades.

Quiero invitarlo a que haga parte de dicha base de datos, razón por la cual y en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, me permito preguntarle expresamente si me autoriza para incluir sus datos personales en la base mencionada, así como para almacenarlos, actualizarlos y usarlos en desarrollo del propósito señalado al inicio de esta solicitud.

De otorgarme su autorización, en cualquier momento, a través del correo electrónico info@carlosvicentederoux.org, podrá solicitarme que le indique qué datos referentes a usted reposan en la base de datos, así como su actualización, corrección, supresión y/o la revocatoria de la autorización. De igual forma, podrá dirigirme otras solicitudes y/o comentarios relacionados con el tratamiento de los mismos.

Cabe anotar que la base de datos es manejada por personas responsables y con medios tecnológicos idóneos para garantizar la seguridad y confidencialidad de los registros e impedir el acceso indeseado a terceros.

Los datos son los siguientes:

Nombre:

Correo electrónico:

Si autoriza la inclusión de sus datos en la mencionada base de datos, por favor responda este mensaje con la palabra “Autorizo”. Así mismo, si desea adicionar otros datos como teléfono, dirección de correspondencia, profesión, etc., por favor inclúyalos en el texto del mensaje de respuesta.

Con un atento saludo,

Carlos Vicente de Roux Rengifo

Responsable del Tratamiento

Correo electrónico: info@carlosvicentederoux.org

13. Modelo Aviso de privacidad

Estimado(a) señor(a):

En virtud de la autorización que me ha dado, me permito informarle que sus datos personales serán incluidos en una base de datos a la cual envío informaciones y análisis que surgen de mis actividades como político y comentarista de temas de interés distrital y nacional.

En calidad de Titular, usted podrá tener acceso al Manual Interno de Políticas de Tratamiento de la Información, en el cual, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se establecen las directrices que garantizan el derecho de hábeas data y el adecuado tratamiento de los datos personales. De igual forma, podrá informarse sobre los procedimientos para formular consultas, reclamos, solicitar la actualización, corrección o supresión de sus datos personales.

Con un atento saludo,

Carlos Vicente de Roux Rengifo

Responsable del Tratamiento

 

Correo electrónico: info@carlosvicentederoux.org

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